Privacy beleid

Laatst bijgewerkt: 26 februari 2026

Bij Virte hechten wij veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dat doen, op basis van welke grondslagen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben. Wij verstrekken deze informatie in duidelijke en begrijpelijke taal, zoals de AVG vereist.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Virte, gevestigd aan Friesestraatweg 207-19, 9743 AD Groningen, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Virte
Friesestraatweg 207-19
9743 AD Groningen
KVK: 81581955
E-mail: hallo@virte.nl
Telefoon: 06-39445132

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je relatie met Virte kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam, functie, bedrijfsnaam en overige bedrijfsgegevens;
• adresgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• offerte-, opdracht- en factuurgegevens;
• betaal- en administratiegegevens;
• inhoud van correspondentie en supportverzoeken;
• technische gegevens over het gebruik van onze website of online diensten, zoals IP-adres, browsergegevens, loggegevens en gebruiksstatistieken;
• marketingvoorkeuren en gegeven toestemmingen.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

3. Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Virte verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. Contact en offerteaanvragen
Om contactverzoeken te beantwoorden, gesprekken in te plannen en offertes op te stellen.
Grondslag: toestemming, of verwerking die nodig is om op verzoek stappen te zetten voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

b. Uitvoering van overeenkomsten
Om opdrachten uit te voeren, projecten te beheren, support te leveren en met klanten te communiceren.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.

c. Facturatie en administratie
Om facturen te versturen, betalingen te verwerken en te voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen.
Grondslag: wettelijke verplichting en, waar relevant, uitvoering van een overeenkomst.

d. Beveiliging, beheer en verbetering van website en diensten
Om storingen op te lossen, misbruik te voorkomen, systemen te beveiligen en het gebruik van onze website of diensten te analyseren en verbeteren.
Grondslag: gerechtvaardigd belang. Dat belang bestaat uit informatiebeveiliging, continuïteit, kwaliteitsverbetering en een goed werkende digitale dienstverlening. Als wij ons op gerechtvaardigd belang beroepen, maken wij een belangenafweging.

e. Marketing en nieuwsberichten
Om nieuws, updates of relevante commerciële communicatie te versturen, voor zover dit volgens de toepasselijke regels is toegestaan.
Grondslag: toestemming, of – waar juridisch toegestaan – gerechtvaardigd belang. Als de verwerking voor direct marketing plaatsvindt, heb je altijd het recht om daartegen bezwaar te maken.

f. Naleving van wet- en regelgeving
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, verzoeken van bevoegde autoriteiten of andere dwingende juridische verplichtingen.
Grondslag: wettelijke verplichting.

4. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?

In de meeste gevallen ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via e-mail, telefonisch contact, formulieren, offertes of tijdens de uitvoering van een opdracht.

Als wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou ontvangen, maar bijvoorbeeld via een collega, opdrachtgever, openbare bedrijfsinformatie of een andere zakelijke bron, informeren wij je daarover conform de AVG, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Virte verkoopt geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of als jij daarvoor toestemming hebt gegeven.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met categorieën van ontvangers zoals:

• hosting- en websiteleveranciers;
• e-mail- en communicatieproviders;
• boekhoud- en administratiesoftware;
• CRM-, formulier- en planningssoftware;
• IT-beheer- en beveiligingsleveranciers;
• analytics- en cookiemanagementleveranciers;

Met verwerkers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst.

6. Doorgifte buiten de EER

Als persoonsgegevens worden verwerkt door leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), of als leveranciers vanuit een land buiten de EER toegang hebben tot persoonsgegevens, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. Op verzoek kunnen wij meer informatie geven over de gebruikte waarborgen.

7. Bewaartermijnen

Virte bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• contactverzoeken en offerteaanvragen zonder vervolgopdracht: 12 maanden na laatste contact;
• klant- en opdrachtdossiers: tot 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij onderdelen langer nodig zijn voor administratie, geschillen of wettelijke verplichtingen;
• facturen en financiële administratie: 7 jaar, of langer als een wettelijke bewaarplicht dat vereist;
• correspondentie: zolang noodzakelijk voor afhandeling, relatiebeheer of dossiervorming;
• technische log- en beveiligingsgegevens: 90 dagen, tenzij langer nodig bij incidentonderzoek of misbruik.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Virte gebruikt op de website functionele cookies en, voor zover van toepassing, analytische en marketing-/trackingcookies.

• Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken en vereisen in beginsel geen toestemming.
• Voor analytische cookies geldt dat toestemming niet altijd nodig is, mits deze weinig of geen inbreuk maken op de privacy.
• Voor trackingcookies en vergelijkbare technieken die bezoekers volgen of profielen opbouwen, vragen wij vooraf toestemming.

Bij je eerste bezoek aan onze website informeren wij je via een cookiebanner over het gebruik van cookies en vragen wij waar nodig toestemming.

9. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Virte neemt (geen) besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen hebben of betrokkenen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

10. Beveiliging

Virte neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk daarbij aan maatregelen zoals toegangsbeperking, sterke authenticatie, logging, versleuteling waar passend, beveiligde verbindingen en periodieke evaluatie van systemen en leveranciers.

11. Rechten van betrokkenen

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht op:

• inzage in je persoonsgegevens;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van eerder gegeven toestemming;
• het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect.

Verzoeken kun je indienen via hallo@virte.nl. Wij reageren zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen één maand. Als een verzoek complex is, mogen wij die termijn met maximaal twee extra maanden verlengen. In dat geval informeren wij je daar binnen de eerste maand over. Voor directe marketing geldt dat bezwaar direct tot stopzetting voor dat doel moet leiden.

12. Datalekken

Als zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordelen wij of melding aan betrokkenen verplicht is. Als het datalek een risico oplevert voor betrokkenen, melden wij dit aan de bevoegde toezichthouder binnen 72 uur nadat wij ermee bekend zijn geworden. Als het lek waarschijnlijk een hoog risico oplevert, informeren wij ook de betrokkenen zonder onredelijke vertraging. Wij registreren datalekken intern, ook als geen melding nodig is.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening, processen of toepasselijke wetgeving veranderen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij betrokkenen daarover passend informeren.

14. Vragen of klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Virte met persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op via hallo@virte.nl.

Als je niet tevreden bent over de afhandeling van je privacyverzoek of klacht, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.